HR-oplossingen voor het vinden en ontwikkelen van talent

Jobmarketing

Talentlead helpt u bij het opzetten van vacaturecampagnes om de juiste talenten te bereiken. Door onze jarenlange ervaring in jobmarketing, data en zelflerende algoritmes wordt de optimale mediamix van vacaturemedia voor uw vacature o.b.v. respons, kosten, doelgroep en concurrentie doorgerekend en geadviseerd.

Bij de aanschaf van vacaturemedia kan er worden geprofiteerd van hoge inkoopkortingen, waardoor mediabudget wordt bespaard. Vacatures kunnen geautomatiseerd worden gepubliceerd.

Werkenbij-website

Een goede werkenbij-website verbetert de employer branding en is een integraal onderdeel van de digitale (wervings-)strategie. Met de werken-bij site editor Emply Career ontwikkelt TalentLead binnen de Emply-oplossing moderne werken-bij sites of campagnesites.

Met drag-and-drop contentelementen kunnen recruiters eenvoudig de werken-bij site naar wens aanpassen met teksten en beeldmateriaal, zodat een organisatie zich kan onderscheiden van de concurrentie.

Alle pagina’s die gemaakt worden met de career site editor van Emply zijn responsive en daardoor ‘mobile-friendly’. 

Recruitment / ATS

Wilt u minder tijd kwijt zijn aan administratieve handelingen, uw recruitmentproces efficiënter inrichten en de slag om de beste kandidaat winnen door een positieve candidate experience te bieden?

Met Emply Recruitment wint u de strijd om het beste talent. Emply is gebruiksvriendelijker en biedt meer dan traditionele recruitment software, met functionaliteiten, die elke stap van het proces ondersteunen. Werven, screenen en selecteren, volledig AVG-proof.

Met volledig geautomatiseerde en aanpasbare workflows, geavanceerde filteropties, beoordelingstools en de mogelijkheid om eenvoudig samen te werken, kan TalentLead het recruitmentproces volledig stroomlijnen en eenvoudig en efficiënt inrichten.

Vacatures aanmaken

Emply Recruitment maakt het mogelijk om een proces op maat voor elke vacature in te richten door verschillende workflows te creëren, afhankelijk van de functie of afdeling waarvoor u zoekt.

Richt de processtappen op maat in, zodat het past bij de specifieke behoeften of vereisten voor deze vacature. Met vacaturetemplates en eenvoudig aanpasbare goedkeuringsprocessen wordt het starten van een vacature een moeiteloos proces.

Vacatures publiceren

Selecteer de meest geschikte vacaturesites en sociale media en creëer een jobmarketing campagne voor uw vacature.

Bekijk de totale kosten voor media en publiceer uw vacature op elk mediakanaal met één enkele klik voor een snelle en efficiënte workflow om de juiste doelgroep voor uw vacature te bereiken.

Meten effectiviteit campagnes

Met analytisch inzicht per vacature zijn uw medewerkers in staat om de respons, het aantal sollicitaties, de conversiepercentages en de best presterende mediakanalen te blijven monitoren en bij te sturen op hoe de vacature presteert.

Zo worden extra inspanning en budget alleen besteed waar het nodig is.

Sollicitatieproces op maat

Kandidaten kunnen eenvoudig solliciteren met gebruik van hun LinkedIn-profiel. CV en brief zijn eenvoudig te uploaden op alle gangbare devices, zoals laptop en tablet. Emply maakt het gefaseerd solliciteren in 2 of 3 stappen zelfs mogelijk, waarbij u conversieverlies voorkomt. 

Het sollicitatieformulier kan per vacature op maat ingericht worden, zodat exact die informatie verkregen wordt, die u nodig heeft voor de beoordeling van een kandidaat.

Candidate experience

Emply zorgt voor een fantastische candidate experience. De kandidaat krijgt visueel aantrekkelijke online pagina’s onder ogen voor de vacatureadvertentie en de sollicitatie. De pagina’s worden voorzien van het logo, beeldmateriaal en de huisstijl van uw organisatie.

De kandidaten die naar een volgende workflowstap/ status worden gezet kunnen via mail of SMS hiervan op de hoogte worden gesteld, zelfs volledig geautomatiseerd. Zo blijven ze op de hoogte wanneer ze door de workflow worden gemanaged en ontvangen zij meldingen van positieve stappen in het recruitmentproces.

Vacatures managen

Met een visueel aantrekkelijke pagina biedt Emply een overzicht van alle actieve en gearchiveerde vacatures. Emply wijst gebruikers er pro-actief op welke vacatures gepubliceerd zijn of op publicatie wachten. Daarnaast is het inzichtelijk of er sprake is van een lopend goedkeuringsproces. Met behulp van de pipeline kan een gebruiker per vacature in het overzicht zien of er nieuwe sollicitanten zijn, hoeveel kandidaten nog in proces zitten en of er al kandidaten zijn aangenomen. De getoonde vacatures kunnen worden voorzien van detailinformatie zoals afdeling, deadline, aanmaakdatum, vakgebied, standplaats en andere vacaturecriteria.

De gebruiker kan de vacatures eenvoudig filteren en sorteren op alle mogelijke vacaturecriteria. Zo kan iedere gebruiker het vacature-overzicht creëren wat voor zijn of haar werk een meest optimaal overzicht geeft.

Kandidaten managen

De kandidaten die op een functie hebben gesolliciteerd, worden overzichtelijk in een vacatureproject voor de gebruiker getoond in een lijst of in de vorm van een tegeltje per kandidaat.

Door kandidaten in de juiste workflowstappen te verplaatsen, houdt u uw recruitmentproces overzichtelijk. Gebruik screening en teambeoordelingen om een overzicht te krijgen van de meest geschikte kandidaten. Bulkacties stellen u in staat om meer te doen met minder inspanning. Het profiel van de kandidaat biedt een compleet overzicht van alle informatie over de kandidaat, waaronder de persoonsgegevens, (sollicitatie-)formulieren die zijn ingevuld, reistijden naar de werklocatie m.b.v. een Google Maps-integratie, cv, motivatiebrief en de beoordelingen door de selectiecommissie.

Screenen & Beoordelen

Emply helpt u bij het selecteren van de beste kandidaten door verschillende beoordelingsmogelijkheden te bieden:

• Geautomatiseerde screening en rangschikking van kandidaten o.b.v. scores en criteria
• Matching
• Snelle beoordeling met duimpjes
• Scorekaarten voor interviews
• Evaluatieformulieren t.b.v. beoordelingen
• Video sollicitaties
• Chat – beoordelaars kunnen opmerkingen maken, reacties geven en overleg voeren over kandidaten in de chat
• Benchmarking van beoordelingen met spider charts

De gegeven beoordelingen vindt u visueel terug in de kandidaat overzichten. Hiermee houdt u het overzicht welke kandidaten een voorkeur genieten en het meest geschikt zijn voor uw positie.

Communiceren en interviews plannen

Communicatie met kandidaten loopt via e-mail of SMS, eventueel met verzending van berichten op een gepland moment.

Met de datumprikker in Emply en een Outlook-integratie voor een check op de beschikbaarheid in agenda’s, biedt u eenvoudig meerdere tijdsloten aan en plant de kandidaat zijn/haar eigen gesprek op het meest geschikte moment. Alle verstuurde berichten worden opgeslagen en zijn inzichtelijk in de map ‘Berichten’ op het dossier van de kandidaat.

Talent Pools

Talenten, die u niet heeft aangenomen omdat u teveel geschikte kandidaten had voor een functie, raken vaak verloren in het proces, hoewel ze perfect kunnen passen voor een toekomstige functie. Bewaar uw potentiële kandidaten in talent pools, zodat u hen snel terug kunt vinden. In Emply heeft u de volledige vrijheid om talent pool management in te richten zodat u specifiek verschillende doelgroepen kunt beheren en hier kandidaten CRM op kunt plegen.

In Emply kunt u onbeperkt talent pools inrichten en per talent pool bepalen wie er toegang kan krijgen door deze gebruiker deelnemer in de talent pool te maken. Geavanceerd screenen en zoeken op alle criteria van kandidaten behoort in de talent pools ook tot de mogelijkheden.

(Geautomatiseerd) afwijzen

Wanneer kandidaten niet matchen met de functie, kunt u hen gemakkelijk (eventueel in bulk) afwijzen vanuit Emply. Voorgedefinieerde mailtemplates zorgen ervoor dat u altijd een nette afwijsmail kunt versturen. Voor rapportagedoeleinden biedt Emply u de mogelijkheid om een specifieke reden voor afwijzing vast te leggen.

Met behulp van automation, kunt u in Emply regels instellen waardoor kandidaten geautomatiseerd worden afgewezen wanneer zijn niet aan de gestelde criteria voldoen. Met automation kan u het afwijzingsproces zo inrichten dat er op basis van de specifiek benoemde reden voor afwijzing er een maibericht wordt geselecteerd met deze afwijsreden in de aanhef en het bericht zodat een sollicitant geïnformeerd wordt op basis van welke reden zij deze afwijzing ontvangen.

Recruitment automation

Emply biedt recruitment automation, waarbij u volledig uw proces kunt optimaliseren met geautomatiseerde alerts, taken, notificaties en berichten naar users en/of kandidaten. De automation in Emply is module-overschrijdend. Zo kan automation ook worden ingezet voor pre-boarding, onboarding, reboarding em off-boarding processen of zelfs binnen de HR-module van Emply. Hier ontstaat het voordeel van Recruitment, Onboarding en HR-modules in een intuïtief platform: verschillende HR processen kunnen nog efficiënter worden ingericht en sluiten naadloos op elkaar aan binnen het Emply platform!

Emply richt de recruitment automation tijdens implementatie samen met u in, waarbij we oog blijven houden voor het belang van persoonlijk contact met de kandidaat gedurende het proces. De mogelijkheden van automation in het systeem zal dan ook nooit de toegevoegde waarde van een recruiter te niet doen, maar we kunnen het wel voor zowel kandidaat als recruiter een stuk makkelijker en leuker maken!

Aannemen

Met Emply hoeven uw recruiters geen tijd te verliezen aan het opstellen van (arbeids-) contracten. Een job-offer kan via Emply worden opgesteld en voorgelegd aan de sollicitant, eventueel in combinatie met digitale ondertekening.

Met behulp van een indiensttredingsformulier kan de nieuwe medewerker alle informatie, die u nodig heeft voor het proces van administratieve indiensttreding, online doorgeven. De informatie wordt geautomatiseerd toegevoegd aan het profiel en deze gegevens kunnen vervolgens met de API-integratie naar een HR-systeem worden doorgezet.

Onboarding

Goede onboarding is de sleutel tot succes. Met Emply kan een fantastische ‘employee experience’ worden geboden door professionele pre-en onboarding processen in te richten.

Emply Onboarding biedt de mogelijkheid om zelf geautomatiseerde workflows aan te leggen voor meerdere HR-processen. Denk hierbij aan pre-hiring, pre-boarding, feedback, learning, development, reboarding / re-integratie en off-boarding. Met Emply kunt u voor elke medewerker, functie, functiecategorie, afdeling etc. de onboardingprocessen op maat inrichten.

De module Onboarding kan in een later stadium, na implementatie van het ATS, als add-on worden aangeschaft. Het platform van Emply is meer dan alleen een ATS en onderscheidt zich hiervan leveranciers die alleen recruitment software aanbieden.

Preboarding

Preboarding start doorgaans circa 3 tot 4 weken voor de eerste werkdag. Een nieuwe medewerker wil graag geïnformeerd worden over wat hij of zij kan verwachten. Duidelijk scheppen over zaken zoals de ‘dress-code’, waar de persoon zich moet melden, het inwerkprogramma en met wie er gesprekken gevoerd moeten worden de eerste week, zal de nieuwe medewerker niet alleen geruststellen, maar ook motiveren.

Tegelijk wilt u dat interne afdelingen de checklist afwerken om een bureau, laptop, mobiele telefoon en andere zaken in gereedheid te brengen voor de komst van een nieuwe medewerker. Zowel de ‘warme’ benadering naar de nieuwe medewerker als de taken intern zijn voor te programmeren in geautomatiseerde workflowprocessen voor een gestroomlijnd preboardingproces. In Emply volgt u de voortgang en ontvangt u alerts wanneer het voorbereidingsproces stokt.

Onboarding met geautomatiseerde processen

Een geautomatiseerd proces richt u stapsgewijs in aan de hand van ’onboarding’ templates. In de praktijk selecteert u in Emply een kandidaat die een nieuwe medewerker wordt. U zet deze persoon op de status ‘aangenomen’ in het recruitmentsysteem. Een nieuwe medewerker wordt met een muisklik in een gekozen onboardingproces gezet.

Na deze trigger doet de volledig geautomatiseerde workflow datgene wat hij geprogrammeerd is om te doen, zoals het versturen van push-berichten, het uitnodigen voor e-leaning of andere leeractiviteiten, het welkom heten van de medewerker etc.. U kunt per functie bepalen in welke volgorde van stappen u het proces wilt inrichten.

Re-boarding

Het platform van Emply is een SaaS-applicatie, geschikt voor het aanleggen van onboarding-en indiensttredinsgprocessen en biedt HR-registratie en administratie en een learning management systeem met content editor ineen.

Met automation of geautomatiseerde workflows kunt u uit alle modules putten om tot een volledig geautomatiseerd proces te komen. Emply wil uw organisatie niet alleen een digitale tooling bieden voor pre-en onboarding van nieuwe medewerkers, maar ook een oplossing bieden voor het re-onboardingsproces van reeds bestaande medewerkers die bijvoorbeeld langdurig ziek zijn geweest, of terugkeren van een sabbatical.

Onboarding & de module Feedback

Het doel van een goed onboarding-proces is om nieuwe medewerkers tot wel 75% sneller productief te krijgen. Hiervoor wil u de vorderingen van uw nieuwe medewerkers goed bewaken, monitoren en indien nodig bijsturen.

Emply biedt u de mogelijkheid om evaluatie-en feedbackformulieren met scorekaarten en vragenlijsten aan te maken zodat u de nieuwe medewerker online kan bevragen of hij/zij tevreden is met het inwerkprogramma en de begeleiding van de nieuwe manager. Zo houdt u vinger aan de pols of het onboarding-proces haar vruchten afwerpt en kunt u tijdig bijsturen.

Onboarding & de module Learning

Met de technologie van Emply heeft u een volledig learning management systeem tot uw beschikking en kan u zelf om online lesmateriaal te creëren. Het is eenvoudig om de webpagina’s voor uw lesmateriaal
ontwikkelen met standaard elementen uit de editor en door deze te bundelen kunt u een of meerdere online e-learning cursussen maken. Het e-learning materiaal wordt bewaard in de trainingsbibliotheek.

Door de combinatie van de modules Onboarding en Learning van Emply krijgt de nieuwe medewerker tijdens het pre-of onboardingproces online leeractiviteiten aangeboden om alvast kennis te maken met de organisatie. Denk hierbij aan een introductievideo van de manager en een kijkje op de werkvloer, interviews met collega’s, informatie over de kernwaarden en huisregels.

HR Talent Management

Stroomlijn uw HR-processen en vereenvoudig uw procedures met het HRIS-informatiesysteem van Emply. Met de software van Emply kunt u uw HR-gegevens snel en veilig ordenen in één gebruiksvriendelijk systeem. 

Met de flexibiliteit in Emply op het gebied van het aanmaken van formulieren en (geautomatiseerde) processen, ontstaat er met de talent management module van Emply  de mogelijkheid om al uw HR-processen (afgezien van loonbetalingen) in te richten. Denk hierbij aan tussentijdse evaluaties, eindejaarsbeoordelingen/performance reviews, bilaterale overleggen en vastlegging hiervan, dossieropbouw, jaarafspraken / doelstellingen, medewerkerstevredenheid, etc..

Alle data en gegevens zijn doorzoekbaar en te gebruiken voor screening, zodat u direct inzage krijgt in hoe talenten binnen uw organisatie presteren.

HR Core

In Emply bewaart u uw personeelsinformatie op een veilige en overzichtelijke manier. Alle data en stamgegevens van medewerkers kunnen afgeschermd worden op basis van gebruikersrechten en worden AVG-proof opgeslagen met inachtneming van bewaartermijnen.

Met widgets kan een medewerkersprofiel en/of de overzichtspagina van de manager op maat ingericht worden. Met Emply HR Core integreert al uw data op één plek, zodat u zinvollere rapporten en analyses kunt maken. Het HRIS-systeem van Emply maakt meer tijd vrij voor uw HR-professionals vrijmaken, waardoor zij minder tijd hoeven te besteden aan het beheren van spreadsheets .

Verlof-en verzuim

Emply biedt een compleet en intuïtief grafisch overzicht van het verlof en verzuim binnen de gehele organisatie. Met geavanceerde filter- en sorteeropties kun je eenvoudig precies de informatie volgen die je nodig hebt om diepgaande inzichten te krijgen in de details van het verlof en verzuim.

Laat medewerkers afwezigheid en vakanties registreren in Emply en stuur de verlofverzoeken automatisch door naar relevante beslissers aan de hand van goedkeuringsprocessen die zijn afgestemd op je specifieke organisatie.

Self-service

Met self-service kunnen medewerkers zelf persoonlijke documenten en gegevens inzien en bijwerken, verlof aanvragen of afwezigheden melden. Goedkeuringsprocessen op maat zorgen voor een eenvoudige afhandeling van aanvragen en maken kostbare tijd en middelen vrij.

Met behulp van rolgebonden rechten kan eenvoudig worden bepaald tot welke informatie de medewerkers toegang mogen hebben. Rechten kunnen worden verleend op basis van parameters zoals afdeling of functie tot zelfs op individueel niveau.

Talent management

Achterhaal het volledige potentieel van uw organisatie met een volledige vlootschouw op vaardigheden en competenties en projecteer uw organisatie in een 9-box grid. Automatiseer de beoordelingscyclus met Emply en stel driemaandelijkse, hal fjaarlijkse of jaarlijkse beoordelingscycli in die automatisch elke stap van het beoordelingsproces activeren.

Emply kan alle stappen in de beoordelingscycli geautomatiseerd afhandelen, van meldingen en herinneringen, het verzenden en ophalen van formulieren tot het plannen van interviews voor een ongecompliceerd en efficiënt proces. Volg de ontwikkelingen van de medewerkers en organisatie over langere periode, waarbij feedbackformulieren en interviews uit het verleden zijn opgeslagen en gecategoriseerd op elk individuele medewerkersprofiel.

Learning Management Systeem (LMS)

Het platform van Emply biedt een volledig geïntegreerde learning management (LMS) tool. Hiermee is uw organisatie in staat om een eigen kennis-en opleidingsbibliotheek te ontwikkelen met trainingen op maat om elk leerproces te ondersteunen.

E-leanring, online presentaties, informatie over de organisatie, huisregels, dress-code en andere content kan worden aangemaakt als e-learning module in de contenteditor. Webinars, fysieke leeractiviteiten en het aanleggen van leerpaden behoren ook tot de mogelijkheden. Managers kunnen de voortgang van hun medewerkers in real time volgen.

Het managen van leeractiviteiten was nog nooit zo eenvoudig met tools voor aanwezigheid, tijdsloten, inschrijvingsvragen en het toekennen van punten na voltooiing.

Learning & development

De medewerkers zijn het meest waardevolle bezit van elke organisatie. Medewerkers kunnen betrokken, gelukkig en gemotiveerd blijven door hen eenvoudig toegang te geven tot gericht opleidingsmateriaal, zodat ze hun vaardigheden continu kunnen verbeteren en nieuwe kunnen aanleren.

Stel concrete actieplannen op, die gekoppeld zijn aan de samenvatting van beoordelingsgesprekken om de ontwikkeling van je medewerkers te versnellen. De samenvatting biedt direct een overzicht van de doelstellingen, taken en leerstof binnen het actieplan, ten behoeve van een naadloze voortgangsopvolging en toekomstige evaluaties.

Feedback

Met de module Emply ‘Feedback’ is uw organisatie in staat om uw eigen feedbackformulieren en enquêtes te maken. Hierdoor kunt u op elk gewenst moment feedback vragen en blijft u op de hoogte hoe uw medewerkers zich voelen en hoe ze zich ontwikkelen aan de hand van een medewerkers- tevredenheidsonderzoek. Aan kandidaten kan feedback worden gevraagd of uw recruitment-en/of onboardingproces voldoet aan hun verwachtingen. Door continu feedback te vragen, kunt u de voortgang en mindset van talent op de voet volgen, indien nodig bijsturen en de algehele betrokkenheid en retentie vergroten.

De module Feedback in Emply biedt u eindeloze mogelijkheden zoals vastlegging van beoordelingen, bilaterale gesprekken, evaluaties, enquêtes, medewerkerstevredenheidsonderzoek, feedback vragen op processen, content, leiderschap, trainingen, onboarding en/of recruitment, het maken van scorekaarten etc..

Analytics, Dashboarding & Rapportages

Een persoonlijk dashboard biedt een overzicht van de belangrijkste cijfers, trends, taken en andere informatie. Welke informatie getoond moet worden in het dashboard kan zelf bepaald worden door het toevoegen, verplaatsen, verwijderen en prioriteren van widgets. In de rapportagemodule worden standaard recruitment en HR-rapportages aangeboden.

Daarnaast is het mogelijk om management rapportages op maat te maken door de gewenste statistieken te genereren. Emply toont de data visueel in een door u gekozen grafiektype en tevens in een tabelvorm. Exporteren naar Excel behoort natuurlijk ook tot de mogelijkheden. Zo krijgt uw organisatie de gewenste inzichten in het recruitmentproces. Alle rapportages zijn real-time.

API & Exports

De open API van Emply biedt een flexibel platform om te integreren met websites, apps en andere systemen. Deze API is gebaseerd op open standaarden, REST, JSON en XML.

Emply ondersteunt het exporteren van PDF via JSON-pakket of CSV en XML via een beveiligde FTP.

Single-Sign-On

U kunt gratis gebruik maken van single-sign-on (SSO) in Emply binnen uw licentie. Ook de helpdocumentatie is gratis te gebruiken.

Door Emply SSO te gebruiken, kunt u ervoor zorgen dat gebruikers, die al zijn ingelogd bij applicatie A, om ook automatisch ingelogd te zijn in Emply. Dit wordt meestal uitgevoerd als uw organisatie werkt met AD(FS). We ondersteunen het SSO SAML 2.0-protocol.

Integraties met applicaties

Emply is een stand-alone oplossing en u kunt onze gratis API- functionaliteit en documentatie gebruiken om een integratie te ontwikkelen tussen uw Emply-platform en andere IT-systemen die u in uw organisatie heeft.

De Emply API is een REST API waarmee u toegang hebt tot gegevens en data heen en weer kunt sturen vanuit het platform, met behulp van veilige HTTPS-methodieken in JSON-formats.

Voor het (laten) realiseren van koppelingen tussen de API van Emply en de API van andere applicaties werken wij doorgaans samen integratiepartners.

Integratie website

In het geval dat een organisatie haar eigen werkenbij-website wil blijven gebruiken, kan er gratis gebruik worden gemaakt van de Get Vacancies API van Emply, die door de websitebouwer gebruikt wordt om de vacatures uit Emply in de huidige website te laden.

Integratie mediakanalen

TalentLead biedt een gratis integratie met elk job board of ander mediakanaal op basis van RSS of XML.

Emply is geschikt voor integraties met jobmarketing partijen zoals VonQ, Brockmeyer en Mimir.

Outlook-integratie Agenda

Emply biedt een naadloze integratie met Azure of Office365 voor wat betreft de agenda-integratie, waardoor afspraken en meetings die u in Emply maakt ook in uw Outlook-agenda komen.

Tevens kunt u hier de beschikbaarheid van uw collega-interviewers checken en eenvoudig tijdsloten voor interviews maken op momenten dat alle collega’s beschikbaarheid hebben.

Mailen met @uworganisatie.nl

Om te kunnen mailen met @uworganisatie.nl is het nodig om DKIM en SPF records toe te voegen aan de DNS van het domein@uworganisatie.nl.

Doorgaans is dit een kleine aanpassing voor de IT-afdeling die het domein@uworganisatie.nl in beheer heeft.