Automation is een modewoord waar iedereen in recruitment over lijkt te praten. De vraag is: hoe kan automatisering precies worden ingezet om het recruitmentproces efficiënter te maken?

In een digitale wereld is automatisering niet alleen praktisch, maar zelfs een noodzaak geworden. De vraag naar automatisering in recruitment is in de loop der jaren exponentieel gegroeid en er is geen teken van vertraging.
Recruitment automation helpt om processen te stroomlijnen, processen efficiënter te maken en uiteindelijk tijd en geld te besparen voor uw organisatie – in verschillende stappen van het wervingsproces van kandidaten. Maar moet u uw recruitmentproces automatiseren? En zo ja, hoe kunt u dat het beste aanpakken? Laten we het uitzoeken.

Is het de moeite waard om uw recruitmentproces te automatiseren?

De meeste mensen zien automatisering als iets dat mensen vervangt door machines. Maar dit is niet altijd waar. Automation in het recruitmentproces kan worden ingezet om het menselijke besluitvormingsproces eenvoudiger en sneller te maken. Dit betekent dat een geautomatiseerd systeem zijn eigen beslissingen neemt op basis van vooraf gedefinieerde regels of algoritmen die door mensen zijn gemaakt.

Als u bijvoorbeeld wilt weten of iemand aan bepaalde criteria voldoet of niet, kunt u een algoritme maken dat dit automatisch een match score berekent door hun antwoorden op uw vragen met een gewogen score te vergelijken met uw voorkeursprofiel. Als gevolg kunt u verschillende stappen van het wervingsproces automatiseren.

En met zoveel organisaties die strijden om talent en kandidaten die zoveel opties hebben om voor een andere baan te kiezen, kan automatisering u bij verschillende aspecten helpen:

• Recruitment automation tools kunnen tijd en geld besparen door repetitieve taken te stroomlijnen en te automatiseren, zodat uw recruiters zich kunnen concentreren op de meer kritieke aspecten van hun werk, zoals het hulp bieden bij kwalitatieve selectie.
• Daarnaast kan automation recruiters helpen bij het managen van een groot aantal kandidaten, vooral bij het screenen van sollicitaties of het plannen van sollicitatiegesprekken.
• Mensen maken fouten, wat kan leiden tot verlies aan tijd of geld. Geautomatiseerde systemen maken geen fouten omdat ze zijn ontworpen om dat niet te doen. Dit betekent dat u minder tijd kwijt bent aan het opsporen van fouten of het corrigeren ervan als u ze eenmaal hebt gemaakt.
• Recruitment automation zorgt ervoor dat elke kandidaat dezelfde behandeling krijgt, wat leidt tot betere kwaliteit en consistentie in de resultaten die u behaalt uit uw wervingsproces.
• Een geautomatiseerde tool elimineert alle inherente vooroordelen of onbewuste voorkeuren die van invloed kunnen zijn op de manier waarop kandidaten tijdens het screeningsproces worden behandeld.

Hoe kunt u automatisering toepassen in uw recruitmentproces?

1. Sourcing van kandidaten

Met behulp van data-driven zoekopdrachten op vacaturesites of sociale-mediaplatformen zoals LinkedIn of Facebook, kunnen recruiters kandidaten vinden die op basis van trefwoorden en criteria matchen met de door hen gewenste vaardigheden en competenties. Deze methode kan vooraf veel inspanning vergen, maar wanneer de ideale zoekopdracht eenmaal is vastgesteld, kan deze in de loop van de tijd worden toegepast met minimale inspanning van de recruiter.

2. Screening van kandidaten
Met recruitmentsystemen (ATS) kunt u kandidaten geautomatiseerd screenen en matchen met behulp van screeningsvragen en assessments, die vervolgens kunnen worden beoordeeld op basis van gewogen scores op specifieke criteria. Met deze systemen kunt u ook alle relevante informatie over elke kandidaat opslaan, inclusief hun cv, feedback op sollicitatiegesprekken en alle andere informatie over de kandidaat.

Bovendien kunt u geautomatiseerde recruitment software gebruiken om sollicitatieformulieren te maken om de vaardigheden van kandidaten te beoordelen. Met Emply Recruitment (ATS) kunt u bijvoorbeeld een kort en laagdrempelig sollicitatieformulier live zetten om conversieverlies te voorkomen. Kandidaten kunnen na hun initiële sollicitatie met behulp van automation een bericht krijgen dat ze door zijn naar de volgende ronde en krijgen geautomatiseerd het verzoek om hun profiel te verrijken door aanvullende informatie op een tweede ronde formulier achter te laten. In een derde ronde zouden ze dan nog geautomatiseerd een formulier kunnen ontvangen om nog een video sollicitatie in te dienen. U slaat 2 vliegen in één klap: u ontvangt relevante data waarmee u een beter beeld krijgt van de kandidaat zonder conversieverlies te lijden en de kandidaat krijgt het gevoel dat uw organisatie continu actief is om hem of haar voor deze positie te selecteren.

3. Kandidaten volgen

Een ATS kan u helpen bij te houden wie er bij uw organisatie heeft gesolliciteerd, hoe ver ze in het proces zijn gekomen en in welke fase ze zich bevinden. Zo bent u geen uren bezig met het doorzoeken van sollicitaties of het bijhouden van individuele kandidaten.
Indien een kandidaat niet reageert op een e-mail of telefoontje, kunt u de workflow automatiseren om herinneringen te verzenden via e-mails of SMS-berichten. U kunt uw kandidaten ook automatisch informeren over hun status door triggers te creëren op statussen in de workflow.

4. Interviews plannen
Stuur geautomatiseerd uitnodigingen naar kandidaten en laat hen de open tijdsloten kiezen, die het beste bij hen passen. Naarmate de dag nadert, kunnen kandidaten een sms-herinnering ontvangen. De geplande interviews verschijnen zowel in uw ATS-systeem als in uw eigen Outlook-agenda. Met behulp van automation kunnen recruiters interviews efficiënter plannen in plaats van uren te besteden aan het zoeken naar geschikte tijden voor de potentiële geïnterviewden.

5. Onboarding van kandidaten
Het onboardingproces kan nog efficiënter ingericht worden door software te gebruiken waarmee u de gegevens van nieuwe werknemers vanuit recruitment geautomatiseerd kunt overzetten naar het HRIS (Human Resources Information System). Op deze manier kunt u het proces automatiseren om de gegevens van nieuwe werknemers rechtstreeks in de database van het HR-systeem op te slaan. Op het persoonlijke dossier is alle informatie terug te vinden, waaronder de communicatie omtrent het ondertekenen van documenten, het informeren over het bedrijfsbeleid en het verkrijgen van aanvullende gegevens ten behoeve van indiensttreding.

Met behulp van onboarding software is het tegenwoordig zelfs mogelijk om volledig geautomatiseerde workflows in te richten voor processen zoals pre-hiring, pre-boarding, feedback, learning, development, reboarding / re-integratie en off-boarding. De volledig geautomatiseerde workflows doen datgene waarvoor zij geprogrammeerd zijn om te doen, zoals het versturen van push-berichten, het welkom heten van de nieuwe medewerker, het informeren van het team dat er een nieuwe collega is aangenomen, het uitnodigen van de nieuwe medewerker voor e-learning of klassikale leeractiviteiten, etc.. U kunt per functie bepalen in welke volgorde van stappen u het geautomatiseerde proces wilt inrichten. Dit zorgt ervoor dat u erop kan vertrouwen dat alle stappen van pre-of onboarding worden uitgevoerd en dat het geautomatiseerde proces voor onboarding direct is gestart nadat u een kandidaat op aangenomen hebt gezet.

6. Geautomatiseerde berichten, notificaties en taken
Tot slot kunt u met behulp van automation allerlei triggers instellen, die op basis van automatisering regels, ervoor zorgen dat berichten automatisch worden verstuurd naar andere gebruikers en/of kandidaten. Dit scheelt uw recruiters veel administratieve handelingen; u automatiseert uw recruitmentproces en zet de talenten van uw recruiters effectief in op selectie in plaats van administratie.

De uitdaging bij het automatiseren van het recruitmentproces

Hoewel het automatiseren van delen van uw recruitmentproces het veel gemakkelijker kunnen maken, zijn er ook enkele uitdagingen verbonden aan deze aanpak.
De negatieve kant van automatisering is dat het menselijke element uit het recruitmentproces wordt geëlimineerd. In bepaalde gevallen wilt u uw kandidaten zien als echte personen met hun eigen verhalen en ervaringen die kunnen bijdragen aan uw bedrijfscultuur. Daarnaast is het raadzaam om voorzichtig te zijn met hoe het automatiseren van uw recruitmentproces de resultaten kunnen beïnvloeden.

Hoewel er verschillende manieren zijn om uw processen van begin tot eind te automatiseren, kunt u het beste eenvoudig beginnen, bijvoorbeeld door het eerste screeningsproces te automatiseren en vervolgens door te gaan met het automatiseren van de andere stappen. Dit zal u helpen beter te begrijpen hoe automatisering de werving beïnvloedt en ervoor zorgen dat het bijdraagt ​​aan uw bedrijfsresultaten.

Wilt u ontdekken hoe recruitment automation uw organisatie verder kan helpen? Boek een gratis, vrijblijvende demo met onze Emply-experts!