Pre-onboarding en onboarding: Tips & Tricks​

Het onboardingproces is een overgangsfase die de nieuwe medewerkers formeel in uw organisatie integreert en de kloof tussen de kandidaat en uw organisatie overbrugt. Het belangrijkste doel van dit onderdeel van het recruitmentproces is om de nieuwe medewerker zich welkom te laten voelen, om hun gevoelens van onzekerheid te verminderen en om hen kennis te laten maken met de bedrijfscultuur en het team waarin ze aan de slag gaan.

De onboarding van een medewerker kan een reeks aan activiteiten omvatten, die speciaal zijn ontworpen om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met uw organisatie, het team en alle andere aspecten van hun nieuwe baan. Denk hierbij aan het organiseren van een meeting om de nieuwe medewerker welkom te heten, het installeren van de technische bedrijfsmiddelen, uitleg geven over het organisatiebeleid, de procedures en de protocollen, het ondertekenen van het benodigde papierwerk, enz..

In de gedigitaliseerde wereld van vandaag, waar technologie cruciale taken en processen minder tijdrovend en makkelijker kunnen maken, is digitale (of hybride) onboarding een efficiënt hulpmiddel om het integratieproces te automatiseren en te standaardiseren.

Enkele voordelen van het digitale onboardingproces

• Digitalisering maakt de administratie eenvoudiger, omdat alles gemakkelijk kan worden gevolgd, waardoor de lasten voor HR medewerkers worden verminderd.
• E-learning materiaal kan aan de nieuwe medewerker worden verstrekt, waardoor het niet meer nodig is om individuele trainingen te organiseren. Ook is e-learning voor de medewerker altijd en overal toegankelijk. Een win-win situatie voor beiden!
• Ook kan een korte introductie over het bedrijf in een digitaal formaat worden gegeven zodat de werknemer het op zijn eigen gemak kan doornemen.

Waarom is pre-onboarding belangrijk?

Als u wilt dat de nieuw aangeworven kandidaten voor de lange termijn betrokken blijven bij uw organisatie, moet u vóór de eerste werkdag al beginnen met het onboardingproces van uw medewerkers, anders bent u misschien te laat! Dit proces van het voorbereiden en het enthousiasmeren van een nieuwe medewerker, vanaf het moment dat ze het aanbod voor een nieuwe baan accepteren tot aan hun eerste echte werkdag, wordt pre-onboarding genoemd.

Veel organisaties denken misschien al na over welke voordelen het met zich mee brengt om eerder te starten met het onboardingproces, bijvoorbeeld direct nadat de kandidaat de baan heeft geaccepteerd. Immers, een positief pre-onboardingproces zal bijdragen aan de ervaring en de motivatie van de nieuwe medewerker om zich vol op zijn/haar nieuwe rol te storten.

Tegelijk moet ook de nieuwe werkgever de goede eerste indruk over de organisatie bij de nieuwe medewerker voortzetten. Een beeld dat zowel bevestigend, boeiend als aantrekkelijk moet zijn. Ook al hebben de kandidaten de aanbiedingsbrief ondertekend, de fase van pre-boarding is voor hen een cruciale periode vanwege de onzekerheid die heerst over hun nieuwe functie. Het accepteren van een arbeidsovereenkomst garandeert immers niet altijd dat de nieuwe medewerker op de eerste werkdag zal verschijnen.

Een effectief pre-onboardingproces zal voorkomen dat de nieuwe medewerker nog twijfelt over het accepteren van de nieuwe baan, en zal hem/haar geruststellen dat ze de juiste beslissing hebben genomen om deel uit te gaan maken van uw organisatie. Dit is met name gunstig voor kandidaten die zijn overgehaald om naar een andere organisatie over te stappen, omdat ze mogelijk andere vacatures tegen elkaar afwegen.

Hier zijn enkele manieren om ervoor te zorgen dat uw nieuwe medewerker zich welkom en gewaardeerd voelt, voordat ze zelfs maar door de deur zijn binnen komen lopen:

1) Personal touch
Een emotionele band kan ervoor zorgen dat uw nieuwe werknemer zich gewaardeerd voelt voordat hij aan het werk gaat. Als de omgeving nog onbekend voor hen is, kun je hen tips geven over de beste plekken om koffie te krijgen, de beste winkels, de beste restaurants, de beste plekken om te wonen, enz., zodat ze zich in het gebied thuis gaan voelen.

2) Klein welkomstgeschenk
Een klein gebaar kan een grote bijdrage leveren aan het leggen van langdurige relaties. Een welkomstkaart, een boeket bloemen of zelfs een doos bonbons voordat ze beginnen, laat zien dat je ernaar uitkijkt om met de nieuwe medewerker samen te werken.

3) Welkomstpakketten
Het voorbereiden en verzenden van (digitale) welkomstpakketten, met nuttige informatie zoals waar te parkeren, wie te ontmoeten bij aankomst, welk inwerkprogramma ze naar verwachting zullen volgen op hun eerste dag of eerste week, enz. zullen helpen bij het bepalen van hun verwachtingen voor de start in hun nieuwe functie.

4) Welkomstmeeting plannen
Het organiseren van een koffie- of lunchbijeenkomst met het team en de manager op de eerste werkdag, stelt de nieuwe medewerker in staat om kennis te maken met hun teamgenoten en helpt hen om een indruk te krijgen van de manager en de collega’s, waardoor men zich sneller thuis voelt in de groep en stress wordt verlicht.

5) Regelmatig inchecken
Het afronden van al het papierwerk voor indiensttreding is zeker essentieel, maar regelmatig even inchecken bij de nieuwkomer zorgt ervoor dat u verbonden blijft. Bovendien kan het helpen om hun twijfels en vragen op te helderen en hen op hun gemak te stellen. Tegelijk kun je de nieuwe medewerker op de hoogte houden van toekomstige teamuitjes of evenementen, waardoor zij gerustgesteld worden dat er nog meer mogelijkheden komen om te integreren met het team.

6) Buddy
Door een buddysysteem in te voeren, kun je hen koppelen aan een collega met wie zij contact kunnen opnemen als ze vragen of opmerkingen hebben.

Hoe creëer je het perfecte pre- en onboardingproces?

Gezien het belang van effectieve pre-onboarding- en onboarding-processen, moet u ervoor zorgen dat ze goed zijn ingericht.

Stel de volgende vragen:

• Bestaan deze pre-en onboardingprocessen al en zijn ze functioneel?
• Welke stappen horen bij pre-on boarding en onboarding?
• Welke elementen moeten per stap worden opgenomen?
• Welke volgorde moet worden gevolgd?
• Zien we iets belangrijks over het hoofd?

Maak de volgende checklist:

• Orden uw pre-onboarding en onboarding stappen effectief.
• Maak je to-do lijst klaar ter voorbereiding; je hebt input nodig om een presentatie te maken, verzamel beeldmateriaal in de vorm van video’s en foto’s, enz.
• Zoek uit welke functionaliteiten in pre-en onboarding het beste passen bij de organisatie en de nieuwe medewerkers
• Verzamel feedback en verkrijg voldoende kennis over welke zaken ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich meer gewaardeerd en betrokken voelen

Met deze checklist hoef je alleen maar de vakjes aan te vinken en je bent helemaal klaar om eenvoudig je pre- en onboardingproces bij te houden.

Effectieve pre- en onboardingprocessen in Emply

Het opzetten van een effectieve pre- en onboarding-strategie is misschien niet zo eenvoudig als het lijkt. Het kan voor een werkgever relatief tijdrovend zijn; dit is waar TalentLead, de exclusieve partner van Emply in de Benelux, kan helpen.

Emply’s eenvoudige configuratiemogelijkheden stellen u in staat om geautomatiseerd de beste pre- en onboardingprocessen voor uw nieuwe medewerkers in te richten. Op deze manier kunt u zich concentreren op andere belangrijke taken, terwijl wij ervoor zorgen dat uw nieuwe medewerkers zich betrokken en gewaardeerd voelen.

Neem vandaag nog contact op voor meer informatie over geautomatiseerde pre- en onboarding-processen of boek een vrijblijvende demo.