Voor AI-screening van sollicitanten gelden de volgende AVG-eisen: je hebt een geldige rechtsgrond nodig, sollicitanten moeten worden geïnformeerd via een privacyverklaring, en bij volledig geautomatiseerde beslissingen hebben kandidaten het recht op menselijke tussenkomst. Bovendien is een Data Protection Impact Assessment (DPIA) in veel gevallen verplicht. Deze regels gelden voor elke organisatie die AI inzet bij het selecteren van kandidaten, ongeacht de omvang van het bedrijf. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over de AVG, AI-screening en wat dit betekent voor jouw recruitmentproces.

Welke rechten hebben sollicitanten bij AI-screening?

Sollicitanten hebben bij AI-screening het recht op transparantie, het recht op inzage in hun persoonsgegevens, het recht op correctie, en in bepaalde gevallen het recht om niet onderworpen te worden aan volledig geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolg. Dit zijn rechten die rechtstreeks voortvloeien uit de AVG en die elke recruiter serieus moet nemen.

Concreet betekent dit dat een sollicitant altijd mag vragen welke gegevens je van hem of haar verwerkt, en dat je die gegevens binnen een maand moet verstrekken. Daarnaast heeft een kandidaat het recht om onjuiste informatie te laten corrigeren of om gegevens te laten verwijderen als de verwerking niet langer noodzakelijk is.

Het meest relevante recht bij AI-screening van sollicitanten is het recht op menselijke tussenkomst. Als een AI-systeem een sollicitant automatisch afwijst zonder dat een mens naar het dossier heeft gekeken, dan is dat in de meeste gevallen in strijd met artikel 22 van de AVG. Sollicitanten mogen in dat geval eisen dat een mens de beslissing beoordeelt, dat zij hun standpunt kenbaar kunnen maken en dat zij een gemotiveerde beslissing ontvangen.

Wanneer is AI-screening een ‘geautomatiseerde beslissing’ onder de AVG?

AI-screening valt onder de definitie van een geautomatiseerde beslissing in de zin van de AVG wanneer een algoritme zonder betekenisvolle menselijke tussenkomst een beslissing neemt die rechtsgevolgen heeft voor een sollicitant, zoals automatische afwijzing of het uitsluiten van kandidaten van verdere selectie.

Het sleutelwoord hier is “betekenisvolle” menselijke tussenkomst. Als een recruiter de AI-uitkomst klakkeloos overneemt zonder zelf te beoordelen, telt dat juridisch gezien niet als echte menselijke tussenkomst. De mens moet daadwerkelijk nadenken over de uitkomst en de mogelijkheid hebben om die te corrigeren.

Gebruik je AI puur als hulpmiddel, bijvoorbeeld om een longlist samen te stellen of om kandidaten te rangschikken, terwijl een recruiter altijd de uiteindelijke beslissing neemt? Dan val je waarschijnlijk buiten het strikte toepassingsgebied van artikel 22 AVG. Toch blijven de algemene beginselen van transparantie en dataminimalisatie gewoon van toepassing. Bij ATS-selectie is het dus essentieel om goed te documenteren welke rol de mens speelt in het proces.

Welke rechtsgrond heb je nodig voor AI-screening van sollicitanten?

Voor AI-screening van sollicitanten is de meest gebruikte rechtsgrond onder de AVG gerechtvaardigd belang of de uitvoering van een overeenkomst (in dit geval de sollicitatieprocedure). Toestemming wordt in de recruitmentcontext zelden als rechtsgrond aanbevolen, omdat toestemming in een afhankelijkheidsrelatie niet vrijelijk gegeven kan worden.

In de praktijk betekent dit het volgende:

• Uitvoering van een overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk om de sollicitatieprocedure uit te voeren. Dit is de meest voor de hand liggende grondslag voor basale screeningsstappen.
• Gerechtvaardigd belang: Je organisatie heeft een legitiem belang bij het efficiënt selecteren van kandidaten, mits dat belang niet zwaarder weegt dan de privacyrechten van de sollicitant. Voer altijd een afweging uit en leg die vast.
• Wettelijke verplichting: Relevant als je screening verplicht is op grond van wet- of regelgeving, bijvoorbeeld in bepaalde sectoren met veiligheidsscreening.

Toestemming als rechtsgrond klinkt aantrekkelijk omdat het transparant voelt, maar de Autoriteit Persoonsgegevens heeft benadrukt dat toestemming in de context van sollicitaties problematisch is. Een kandidaat die solliciteert, staat in een ongelijke machtspositie en kan toestemming moeilijk vrijelijk weigeren zonder zijn of haar kansen te schaden.

Moet je een DPIA uitvoeren voor AI-screening?

Ja, in de meeste gevallen is een Data Protection Impact Assessment (DPIA) verplicht als je AI inzet voor het screenen van sollicitanten. AI-screening valt doorgaans onder de categorieën waarvoor de AVG een DPIA voorschrijft: systematische en grootschalige verwerking van persoonsgegevens, gecombineerd met geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Een DPIA is een risicoanalyse waarbij je in kaart brengt welke persoonsgegevens je verwerkt, wat de risico’s zijn voor de betrokkenen, en welke maatregelen je neemt om die risico’s te beperken. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een lijst gepubliceerd van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is, en AI-gebaseerde profilering van sollicitanten staat daar expliciet op.

Concreet moet een DPIA voor AI-screening minimaal het volgende bevatten:

• Een beschrijving van de verwerking en het doel ervan
• Een beoordeling van de noodzaak en proportionaliteit
• Een analyse van de risico’s voor de rechten en vrijheden van sollicitanten
• De maatregelen die je neemt om die risico’s te beheersen

Als uit de DPIA blijkt dat er hoge risico’s overblijven die je niet kunt mitigeren, ben je verplicht om vooraf overleg te plegen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Sla deze stap niet over: een ontbrekende DPIA kan leiden tot aanzienlijke boetes.

Hoe verhoudt de AI Act zich tot de AVG bij recruitment?

De Europese AI Act en de AVG vullen elkaar aan bij recruitment: de AVG regelt de bescherming van persoonsgegevens, terwijl de AI Act specifieke eisen stelt aan de ontwikkeling en het gebruik van AI-systemen zelf. AI-systemen die worden gebruikt voor werving en selectie vallen onder de AI Act in de categorie hoog-risico AI.

Dat heeft concrete gevolgen. Als jouw organisatie een hoog-risico AI-systeem inzet voor screening, gelden er aanvullende verplichtingen bovenop de AVG:

• Technische documentatie: Het AI-systeem moet gedocumenteerd zijn, inclusief hoe het werkt en op welke data het is getraind.
• Menselijk toezicht: Er moeten maatregelen zijn om betekenisvolle menselijke controle te garanderen.
• Transparantie richting gebruikers: De organisatie die het systeem inzet, moet begrijpen hoe het werkt en de uitkomsten kunnen verklaren.
• Registratie: Hoog-risico AI-systemen moeten worden geregistreerd in een Europese database.

In de praktijk betekent dit dat je bij de aanschaf of implementatie van een recruitment- en HR-softwareoplossing moet nagaan of de AI-componenten voldoen aan de AI Act. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de softwareleverancier, maar ook bij jou als gebruiker. De AI Act wordt gefaseerd van kracht, waarbij de verplichtingen voor hoog-risico systemen in 2026 en 2027 volledig ingaan.

Wat moet er in de privacyverklaring staan over AI-screening?

In de privacyverklaring moet je expliciet vermelden dat je AI gebruikt bij de screening van sollicitanten, welke logica daaraan ten grondslag ligt, en wat de mogelijke gevolgen zijn voor de kandidaat. Dit is een directe verplichting uit de AVG, specifiek artikel 13 en 14, en geldt zodra je geautomatiseerde verwerking of profilering toepast.

Een privacyverklaring voor recruitment met AI-screening moet minimaal de volgende elementen bevatten:

• Welke persoonsgegevens je verzamelt en verwerkt
• Het doel van de verwerking en de rechtsgrond
• Of je gebruik maakt van geautomatiseerde besluitvorming of profilering, en zo ja: hoe dat werkt
• De logica achter de AI-screening in begrijpelijke taal
• De mogelijke gevolgen van de geautomatiseerde verwerking voor de sollicitant
• Hoe lang je de gegevens bewaart
• De rechten van de sollicitant en hoe die kunnen worden uitgeoefend
• De contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG), als je die hebt

Vermijd juridisch jargon. De AVG vereist dat de informatie in begrijpelijke taal wordt gepresenteerd. Een sollicitant moet na het lezen van de privacyverklaring echt begrijpen wat er met zijn of haar gegevens gebeurt en wat de AI doet. Leg dit ook vast in je verwerkingsregister, zodat je bij een audit kunt aantonen dat je transparant bent geweest.

Hoe TalentLead helpt met AVG-conforme AI-screening

AVG-compliance bij AI-screening vraagt om een doordachte aanpak waarbij technologie en mensenwerk hand in hand gaan. Bij TalentLead combineren we slimme matchingtechnologie met echte menselijke beoordeling, zodat je nooit afhankelijk bent van volledig geautomatiseerde beslissingen.

Via onze Talent Match service bieden we het volgende:

• TMA-assessments voor alle sollicitanten: Kandidaten worden beoordeeld op talenten, motivatie en groeipotentieel, niet alleen op hun cv. Dit geeft recruiters een rijker en objectiever beeld.
• Automatische matchscores als hulpmiddel: De AI genereert een match tussen kandidaatprofiel en vacature-eisen, maar een recruiter neemt altijd de uiteindelijke beslissing. Zo voldoe je aan de eis van menselijke tussenkomst.
• Transparantie voor kandidaten: Sollicitanten ontvangen zelf inzicht in hun talentrapportage, ongeacht of ze de functie krijgen. Dat maakt het proces eerlijker en transparanter.
• Inclusieve selectie: Door te focussen op potentieel en talenten in plaats van achtergrond of ervaring, bevorder je diversiteit en verminder je het risico op algoritmische bias.
• Integratie met een ATS: Onze oplossingen zijn geïntegreerd in een volledig recruitmentplatform dat je helpt processen te documenteren, essentieel voor AVG-compliance.

Wil je weten hoe je AI verantwoord en AVG-conform inzet in jouw recruitmentproces? Neem contact op met TalentLead en we denken graag met je mee.