Een goede time-to-hire ligt gemiddeld tussen de 20 en 40 dagen, afhankelijk van de sector, het functieniveau en de beschikbare recruitmentcapaciteit. Voor eenvoudige operationele functies is 20 dagen haalbaar, terwijl gespecialiseerde of leidinggevende rollen al snel richting de 40 tot 60 dagen gaan. De benchmark varieert, maar één ding is zeker: hoe langer het duurt, hoe groter de kans dat je topkandidaten verliest aan de concurrentie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over time-to-hire, van de berekening tot praktische manieren om je wervingstijd te verkorten.

Hoe lang duurt een gemiddeld wervingsproces?

Een gemiddeld wervingsproces duurt in de praktijk tussen de 25 en 45 dagen, gemeten vanaf het moment dat een vacature gepubliceerd wordt tot het moment dat een kandidaat het aanbod accepteert. Dit gemiddelde verschilt sterk per sector en functiegroep. Technische en schaarse profielen zitten vaker aan de bovenkant of zelfs daarboven, terwijl commerciële of ondersteunende functies sneller ingevuld worden.

In de huidige krappe arbeidsmarkt van 2026 is de tijdsdruk hoog. Kandidaten die actief op zoek zijn, oriënteren zich bij meerdere werkgevers tegelijk. Wie te lang wacht met een aanbod, ziet goede kandidaten afhaken. Een te lange doorlooptijd is daarmee niet alleen een intern probleem, maar ook een directe bedreiging voor je wervingssucces.

Wat telt mee in de berekening van time-to-hire?

De time-to-hire wordt berekend als het aantal dagen tussen het moment dat een kandidaat solliciteert en het moment dat hij of zij het aanbod accepteert. Sommige organisaties rekenen ook de tijd mee vanaf het openstellen van de vacature, maar dat is technisch gezien de time-to-fill. Het onderscheid is belangrijk: time-to-hire meet de snelheid van je selectieproces, time-to-fill meet ook de sourcingfase.

De volgende stappen tellen typisch mee in de time-to-hire:

• Ontvangst en eerste beoordeling van de sollicitatie
• Uitnodiging voor een eerste gesprek of telefonische screening
• Eerste en eventueel tweede gesprek
• Assessments of aanvullende selectiestappen
• Interne besluitvorming en goedkeuring van het aanbod
• Verzending en acceptatie van het aanbod

Elke dag vertraging in een van deze stappen telt op. Wil je je selectieproces verbeteren, dan is het nuttig om per fase bij te houden waar de meeste tijd verloren gaat. Met een talentassessment krijg je bovendien direct objectief inzicht in de kwaliteit van je kandidaten, wat de besluitvorming aanzienlijk versnelt.

Waarom loopt de time-to-hire bij veel organisaties op?

De time-to-hire loopt op wanneer er knelpunten ontstaan in het selectieproces, de interne communicatie of de besluitvorming. De meest voorkomende oorzaken zijn een gebrek aan een gestructureerde werkwijze, trage interne goedkeuringsprocedures en overbelaste recruiters die te veel vacatures tegelijk beheren.

Andere veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Te veel sollicitaties zonder prioritering: Recruiters besteden onevenredig veel tijd aan het doorspitten van ongeschikte profielen.
• Onduidelijke functie-eisen: Als de hiring manager en recruiter niet op één lijn zitten over het gewenste profiel, leidt dit tot extra gespreksronden en twijfel.
• Geen gestandaardiseerde beoordelingscriteria: Subjectieve indrukken leiden tot langere discussies en minder besluitvaardigheid.
• Trage communicatie met kandidaten: Kandidaten haken af als ze te lang wachten op feedback of een uitnodiging.

Bij organisaties met meerdere gelijktijdig openstaande functies versterken deze factoren elkaar. Het resultaat: een recruitmentafdeling die als bottleneck wordt ervaren en wervingsprocessen die groei vertragen.

Welke factoren bepalen een goede time-to-hire voor jouw organisatie?

Een goede time-to-hire is niet universeel, maar contextafhankelijk. De juiste norm voor jouw organisatie hangt af van het type functie, de beschikbaarheid van kandidaten op de arbeidsmarkt en de complexiteit van je selectieproces. Een benchmark van 30 dagen kan voor een softwareontwikkelaar ambitieus zijn, maar voor een administratieve functie traag.

Relevante factoren om je eigen norm te bepalen:

• Functieniveau: Hoe hoger of specialistischer de functie, hoe langer een zorgvuldig proces mag duren.
• Schaarsheid van het profiel: Voor schaarse profielen is snelheid extra belangrijk, omdat de kandidatenpool klein is.
• Aantal selectiestappen: Meer gespreksronden of assessments verlengen de doorlooptijd, maar kunnen de kwaliteit verhogen.
• Interne besluitvormingsstructuur: Organisaties met meerdere goedkeuringslagen hebben structureel een langere time-to-hire.
• Sector en concurrentie: In sectoren waar werkgevers fel concurreren om talent, is een kortere time-to-hire een strategisch voordeel.

Gebruik je eigen historische data als startpunt. Kijk welke functies structureel langer duren en analyseer waar in het proces de vertraging optreedt. Zo stel je een realistisch en haalbaar streefcijfer in.

Hoe verklein je de time-to-hire zonder in te leveren op kwaliteit?

De time-to-hire verkorten zonder kwaliteitsverlies is mogelijk door het selectieproces slimmer in te richten, niet door stappen over te slaan. De sleutel ligt in betere prioritering van kandidaten, snellere interne communicatie en objectievere beoordelingscriteria.

Concrete stappen om je wervingstijd te verkorten:

1. Definieer het ideale kandidaatprofiel scherp: Zorg dat recruiter en hiring manager vooraf overeenstemming hebben over de must-haves. Dit voorkomt discussie achteraf.
2. Werk met gestructureerde interviews: Vaste vragen en scorecriteria maken vergelijken eenvoudiger en beslissen sneller.
3. Prioriteer kandidaten vroeg in het proces: Door al in de screeningsfase onderscheid te maken tussen sterke en minder passende profielen, bespaar je tijd in latere fases. Een online assessment helpt je hierbij snel en objectief.
4. Stel interne deadlines in: Geef hiring managers een duidelijke termijn voor feedback na een gesprek. Zonder deadline schuift besluitvorming op.
5. Communiceer proactief met kandidaten: Houd kandidaten op de hoogte, ook als er nog geen beslissing is. Dit vermindert uitval door afhaken.

Wil je ook meer weten over hoe je je recruitmentproces structureel optimaliseert? Een goed ingericht proces is de basis voor een kortere en effectievere wervingstijd.

Welke recruitmenttools helpen bij het meten en verbeteren van time-to-hire?

Recruitmenttools helpen je de time-to-hire te meten door automatisch tijdstempels bij te houden per processtap, en te verbeteren door repetitieve taken te automatiseren en inzicht te geven in waar vertragingen optreden. Een applicant tracking systeem (ATS) is hiervoor de meest effectieve basis.

Een goed ATS registreert wanneer een kandidaat solliciteert, wanneer uitnodigingen worden verstuurd, wanneer gesprekken plaatsvinden en wanneer een aanbod wordt gedaan. Dit maakt het mogelijk om per fase te zien hoeveel tijd verstrijkt en waar actie nodig is. Daarnaast bieden dashboards en rapportages inzicht in trends over tijd, zodat je kunt bijsturen op basis van data in plaats van gevoel.

Naast tijdregistratie ondersteunen moderne recruitmenttools ook bij:

• Geautomatiseerde communicatie met kandidaten, zodat er geen vertraging ontstaat door handmatige opvolging
• Gestructureerde beoordelingsformulieren die interne besluitvorming versnellen
• Integratie met assessmenttools voor objectieve kandidaatvergelijking
• Overzichtelijke pipelines die de status van elke kandidaat in één oogopslag tonen

Hoe TalentLead helpt bij het verbeteren van je time-to-hire

TalentLead biedt een complete aanpak om je time-to-hire structureel te verlagen, zonder in te leveren op de kwaliteit van je selectie. We combineren krachtige recruitment software met onze Talent Match service, zodat je sneller de juiste kandidaat vindt op basis van échte talenten en groeipotentieel, niet alleen op basis van een cv.

Wat we voor je doen:

• Geïntegreerd ATS: Emply’s recruitmentplatform registreert elke processtap automatisch en geeft je realtime inzicht in je time-to-hire per vacature en fase.
• TMA-assessments voor alle sollicitanten: Via Talent Driven Recruitment brengen we de talenten, motivatie en het ontwikkelpotentieel van kandidaten in beeld, zodat je sneller en objectiever kunt shortlisten.
• Automatische matchscores: Kandidaten worden direct gekoppeld aan de gevraagde competenties voor de functie, zodat je in één oogopslag ziet wie het beste past.
• Uitgebreide talentrapportages: Deze ondersteunen je bij het voeren van gerichte interviews en versnellen de interne besluitvorming.
• Eerlijker en inclusiever proces: Door te focussen op talenten en potentieel vergroot je de diversiteit in je selectie en verklein je de kans op bias.

Wil je weten hoe we jouw wervingsproces concreet kunnen versnellen? Neem contact op en we kijken samen naar de mogelijkheden voor jouw organisatie.