De vervulbaarheid van een vacature meet je door drie kernelementen te combineren: de omvang van de beschikbare doelgroep, de historische tijd-tot-vervulling voor vergelijkbare functies en de concurrentiedruk op de arbeidsmarkt. Samen geven deze factoren een realistisch beeld van hoe haalbaar een wervingsopdracht is voordat je ook maar één vacaturetekst publiceert.

Voor recruiters, hiring managers en HR-strategen is dit inzicht cruciaal. Zonder betrouwbare arbeidsmarktdata voor recruitment werk je op gevoel, en dat leidt tot onrealistische verwachtingen, te lange doorlooptijden en gemiste kandidaten. De vragen hieronder helpen je stap voor stap de vervulbaarheid van een vacature te meten en te vertalen naar een slimmer wervingsproces.

Welke factoren bepalen hoe vervulbaar een vacature is?

De vervulbaarheid van een vacature wordt bepaald door de verhouding tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt voor een specifieke functie, aangevuld met interne factoren zoals salarispositie, arbeidsvoorwaarden en de aantrekkelijkheid van de werkgever. Hoe groter het verschil tussen het aantal beschikbare kandidaten en het aantal openstaande vacatures, hoe moeilijker een rol te vervullen is.

In de praktijk spelen de volgende factoren een rol:

• Omvang van de doelgroep: hoeveel mensen hebben de gevraagde opleiding, ervaring en vaardigheden?
• Geografische beschikbaarheid: zijn kandidaten bereid te reizen of te verhuizen, of is de functie locatiegebonden?
• Salarisaanbod: sluit het aangeboden salaris aan bij de markt, of haakt een groot deel van de doelgroep af?
• Concurrentie van andere werkgevers: hoeveel vergelijkbare vacatures staan er tegelijkertijd open?
• Employer brand: hoe aantrekkelijk is de organisatie als werkgever in de ogen van de doelgroep?

Een vacature voor een schaarse specialisatie in een regio met veel concurrerende werkgevers is structureel moeilijker te vervullen dan een meer generalistische rol met weinig concurrentie. Door deze factoren vooraf in kaart te brengen, kun je de wervingsstrategie hierop afstemmen in plaats van achteraf bij te sturen.

Hoe bereken je de omvang van de beschikbare doelgroep?

De omvang van de beschikbare doelgroep bereken je door het totale aantal mensen met de vereiste kwalificaties in een bepaalde regio te bepalen, en daar vervolgens de actief werkzoekenden van te scheiden. Het resultaat geeft je een realistisch beeld van hoeveel potentiële kandidaten je daadwerkelijk kunt bereiken.

Een praktische aanpak bestaat uit de volgende stappen:

1. Definieer de functie-eisen scherp: welke opleiding, ervaringsjaren en specifieke vaardigheden zijn echt noodzakelijk?
2. Gebruik arbeidsmarktdata: platforms en databases geven inzicht in het aantal mensen met een bepaald profiel per regio.
3. Maak onderscheid tussen actief en latent werkzoekenden: een groot deel van de doelgroep is niet actief op zoek, maar wel benaderbaar via directe sourcing of employer branding.
4. Corrigeer voor uitval: trek mensen af die al in dienst zijn bij directe concurrenten of die niet voldoen aan aanvullende eisen zoals taalvaardigheid of reisbereidheid.

Dit geeft je een nettodoelgroep: de groep mensen die je realistisch gezien kunt benaderen. Een kleine nettodoelgroep vraagt om een actievere sourcingstrategie en een sterkere werkenbij-website, terwijl een grote doelgroep meer ruimte biedt voor selectiviteit.

Wat zegt de tijd-tot-vervulling over een vacature?

De tijd-tot-vervulling, ook wel time-to-hire genoemd, is een directe indicator van hoe moeilijk een vacature te vervullen is. Een langere doorlooptijd signaleert dat de doelgroep klein is, de concurrentie hoog is of dat de vacature-eisen niet aansluiten op wat de markt biedt. Een korte doorlooptijd wijst op een ruim aanbod en een scherpe wervingsaanpak.

Historische data over vergelijkbare functies binnen je organisatie zijn hierbij waardevol. Als een bepaalde rol structureel langer openstaat dan het gemiddelde, is dat een signaal om de vacature-eisen, het salarispakket of de wervingsstrategie kritisch te evalueren. Benchmarkdata uit de sector helpen om te beoordelen of de doorlooptijd normaal is voor de functiegroep, of dat er intern iets verbeterd kan worden.

Kijk bij de analyse ook naar de uitval per fase in het selectieproces. Als veel kandidaten afhaken na het eerste gesprek, ligt het probleem mogelijk bij de verwachtingen in de vacaturetekst of bij het salarisaanbod, niet bij de omvang van de doelgroep. Een talentassessment kan hierbij waardevolle aanvullende inzichten bieden over de geschiktheid van kandidaten in een vroeg stadium.

Hoe gebruik je concurrentiedata om vervulbaarheid in te schatten?

Concurrentiedata geven inzicht in hoeveel andere werkgevers tegelijkertijd vissen in dezelfde vijver. Door het aantal openstaande vacatures voor vergelijkbare functies bij andere organisaties te monitoren, kun je inschatten hoe groot de druk op de beschikbare doelgroep is en wat dat betekent voor jouw wervingsinspanningen.

Relevante concurrentiedata om te verzamelen zijn:

• Het aantal vergelijkbare vacatures dat op dit moment openstaat bij andere werkgevers in jouw regio
• Hoe lang die vacatures al openstaan, wat een indicatie geeft van de schaarste
• Welke arbeidsvoorwaarden en salarisniveaus concurrenten bieden
• De reputatie en het employer brand van concurrerende werkgevers

Als meerdere grote werkgevers tegelijk zoeken naar hetzelfde profiel, stijgt de druk op de arbeidsmarkt aanzienlijk. In dat geval is het verstandig om je wervingsstrategie te differentiëren: richt je op latent werkzoekenden, investeer in je employer brand of overweeg de functie-eisen te herzien. Onze recruitmentoplossingen helpen je hierbij met concrete arbeidsmarktinzichten.

Welke tools helpen bij het meten van vacaturevervulbaarheid?

Voor het meten van de vervulbaarheid van een vacature zijn tools nodig die arbeidsmarktdata, interne recruitmentdata en concurrentie-informatie combineren. Denk aan een goed ATS-systeem voor interne data, aangevuld met externe databronnen voor arbeidsmarktinzichten en doelgroepanalyse.

ATS-systemen voor interne recruitmentdata

Een applicant tracking systeem registreert alle stappen in het wervingsproces: van het moment dat een vacature opengaat tot het moment dat een kandidaat start. Dit geeft je historische data over doorlooptijden, uitvalpercentages per fase en de bronnen waaruit kandidaten komen. Die data zijn onmisbaar voor het inschatten van de vervulbaarheid van nieuwe vacatures.

Externe arbeidsmarktdatabases en analysetools

Externe tools bieden inzicht in de omvang van de doelgroep per regio, salarisbenchmarks en het aantal concurrerende vacatures. Platforms die arbeidsmarktdata aggregeren uit vacaturesites, sociale media en overheidsbronnen geven een completer beeld van de beschikbaarheid van talent dan interne data alleen. Combineer je interne recruitmentdata met externe arbeidsmarktinformatie voor de meest betrouwbare vervulbaarheidsinschatting.

Hoe vertaal je vervulbaarheidsdata naar concrete wervingsacties?

Vervulbaarheidsdata vertaal je naar concrete wervingsacties door de uitkomsten te koppelen aan specifieke beslissingen: de mediamix, het sourcingbudget, de vacature-eisen en de doorlooptijd. Data zonder actie hebben geen waarde; de meerwaarde zit in de vertaalslag naar een realistisch wervingsplan.

Afhankelijk van de uitkomst van je vervulbaarheidsanalyse zijn dit de logische vervolgstappen:

• Kleine doelgroep, hoge concurrentie: investeer in actieve sourcing, pas het salarispakket aan op de markt en zet employer branding in om latent werkzoekenden te bereiken
• Grote doelgroep, lage concurrentie: focus op selectiviteit en een efficiënt selectieproces om snel de beste kandidaat te identificeren
• Lange historische doorlooptijd: evalueer de vacature-eisen kritisch en overweeg of alle eisen echt noodzakelijk zijn
• Hoge uitval na eerste contact: herzie de vacaturetekst of het salarispakket zodat verwachtingen en realiteit beter op elkaar aansluiten

Het wervingsproces optimaliseren begint dus niet bij de eerste sollicitatie, maar bij de data die je verzamelt voordat je de vacature publiceert. Hoe beter je vervulbaarheidsinschatting, hoe gerichter je kunt werven en hoe kleiner de kans op een langdurig openstaande vacature.

Hoe TalentLead helpt bij het meten van vacaturevervulbaarheid

Wij begrijpen dat betrouwbare arbeidsmarktdata voor veel HR- en recruitmentprofessionals moeilijk te verkrijgen zijn. Precies daarom hebben we Talent Insights ontwikkeld: onze strategische data- en analyseservice die organisaties voorziet van concrete inzichten in de beschikbaarheid van talent, de concurrentiedruk op de arbeidsmarkt en de effectiviteit van lopende wervingscampagnes.

Met Talent Insights en het Emply-platform bieden we je:

• Inzicht in de omvang van je doelgroep per functie en regio
• Realtime dashboards die interne recruitmentdata combineren met externe arbeidsmarktinformatie
• Salarisbenchmarks zodat je aanbod aansluit op de markt
• Overzicht van concurrerende vacatures en de druk op de beschikbare doelgroep
• Concrete aanbevelingen voor je wervingsstrategie op basis van vervulbaarheidsdata

Zo zet je arbeidsmarktinzichten direct om in een effectiever en efficiënter wervingsproces, zonder te gokken op gevoel. Wil je weten hoe wij dit voor jouw organisatie kunnen aanpakken? Neem contact op en we bespreken samen de mogelijkheden.